Mission & Objectifs :
Nous recherchons un Assistant de Direction en alternance pour rejoindre notre équipe Finance et Administration pour la région AMIEO (Afrique, Moyen-Orient, Inde, Europe, Océanie). Ce poste est basé à Montigny-le-Bretonneux.
Dans cette fonction, vous apporterez votre support au département Finance et Administration en réalisant des tâches administratives.
Vous travaillerez sous la responsabilité de l’Assistante de Direction du département, en charge du support administratif auprès de 2 Vice-Présidents.
Vous serez amené à travailler avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, à travers plusieurs pays. Ce poste vous permettra d’acquérir une expérience significative dans la gestion d’agendas complexes et mouvants. Vous serez amenés à coordonner les demandes de rendez-vous internes et externes. Le tout, dans un environnement de travail dynamique et rigoureux.
Principales tâches :
- Gestion d’agendas sous Microsoft Outlook
- Suivi du processus de signatures des documents par les 2 VPs (contrats, etc.)
- Organisation et réservation de voyages professionnels (avion, taxis)
- Organisation de réunions (Vidéo-conférence, réservation de salles de réunions, séminaires)
- Gestion des notes de frais des 2 VPs
- Accueil des visiteurs, commande de repas
Support administratif quotidien (courrier, envois DHL)
Profil:
Le/la candidat(e) recherché(e)
- Bonnes qualités organisationnelles, avec un sens aigu de la confidentialité
- Bonne maîtrise de MS Office et MS Outlook
- Bonne communication orale et écrite
- Bon niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit (langue de travail : anglais)
- Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit
- A l’aise en environnement international, à la fois exigeant et rapide
- Esprit d’équipe
- Alternant sur un cycle de type «BTS Support à l’Action Managériale »
- Durée d’apprentissage 2 ans à 3 ans
Below in English
Mission & Objectives:
We are looking for a Personal Assistant Apprentice to join our team to help achieve our goals. You will have administrative duties to support the development and execution of our AMIEO regional Finance & Administration department.
As a Personal Assistant Apprentice, you will work closely with the AMIEO Finance & Administration Personal Assistant supporting 2 Senior Executives.
This position is a highly valued job function. You’d be working together with many internal and external stakeholders across countries. Ultimately, you will gain broad experience in the management of the agenda, coordinating various inputs/outputs & internal/external stakeholders’ demands, in line with ad-hoc Business requirements and monthly/weekly meeting cycles. You should be prepared to enter a very fast paced work environment.
Main Tasks & Responsibilities:
- Agenda Management
- Administer, follow-up of Executives signatures
- Travel bookings (taxi, flights)
- Organize Meetings including logistics (Video Conferences, Telephone Conferences, Rooms, catering, etc.)
- Expenses Management
- Registering & welcoming guests for mentioned Executives
- Daily administrative support
Skills:
The successful candidate will have
- Excellent organization skills, with a high sense of confidentiality
- Good MS Outlook and computer skills
- Good verbal and written communication skills
- Fluency in English and French
- A strong ability to cope with an ever fast paced, ever changing, international environment
- A team player spirit
- Current enrolment in Assistant Manager type of degree / BTS Support à l’Action Managériale and seeking an Apprenticeship scheme of 2 years
Montigny Le Bretonneux Yvelines France