VES Payroll BPO

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Valeo is a tech global company, designing breakthrough solutions to reinvent the mobility. We are an automotive supplier partner to automakers and new mobility actors worldwide. Our vision? Invent a greener and more secured mobility, thanks to solutions focusing on intuitive driving and reducing CO2 emissions. We are leader on our businesses, and recognized as one of the largest global innovative companies.

Mission

  • En tant que spécialiste technique et fonctionnel de son domaine (paie, gestion des temps, gestion administrative du Personnel), il / elle est le garant de la mise à jour de la réglementation et de l’évolution technique des outils du réseau paie;

As a technical and functional specialist in his / her field (payroll, time & attendance management, administrative personnel management), he / she is responsible for updating the regulations and the technical development of the payroll network tools;

  •  Il / elle est le référent pour le périmètre France pour la mise à jour de l’outil; Il /elle fournit à ce titre les procédures et les formations aux utilisateurs.

He / she is the point of contact for the France scope for updating the tool; As such, he / she provides procedures and training to users

  • Il / elle est le coordinateur entre l’ensemble des utilisateurs et le prestataire de l’outil pour le périmètre France.

He / she is the coordinator between all users and the tool provider for the France scope.

  • Il / elle est le responsable de tous les projets portant sur son domaine et à ce titre, participe aux réunions avec le(s) prestataire(s).

He / she is responsible for all projects relating to his / her field and as such, participates in meetings with all services providers

  • Il / elle est membre de l’équipe Spécialistes et à ce titre, participe aux réunions d’équipe et se tient au courant des problématiques sur les autres domaines.

He / she is a member of the Specialists team and as such, participates in team meetings and stays constantly informed  of issues in other areas.Responsibilities 

1/ Tronc commun / Common core:

 

MAINTENANCE & ÉVOLUTION DES OUTILS :MAINTENANCE  & EVOLUTION OF TOOLS 

  •  Administrer les outils de paie et GTA, 

Administer payroll and T & A tools 

  • Coordonner les problématiques avec les prestataires des différents outils,

Coordinate issues with the providers of the various tools,

  • Accompagner l'évolution du réglementaire et des écrans des outils selon son domaine de compétences (PAIE / GAP / GTA / TECHNIQUE) [expression de besoin, cahier des charges, évolutions légales et conventionnelles, création de rubrique, prononcer la recette, statuer sur les règles interprétables...)],

Support the development of regulations and tools screens according to their area of ​​expertise (PAYROLL / Adm staff management / T & A / Technical)- requirements, specifications, legal and contractual developments, creation of a section, pronounce the re cipe, decide on the understandable  rules ...)],

  • Communiquer au réseau paie VALEO France les nouvelles évolutions applicables,

Communicate new applicable changes to the VALEO France payroll network,

  • Définir des habilitations avec le prestataire en fonction des besoins du service et conformément aux règles LSF,

Define users profiles with the service provider according to the needs and in compliance with  the LSF rules,

  • Créer des requêtes à la demande et traiter des requêtes en batch avec diffusion de masse

Create queries on demand and process them  in batch with mass distribution

 

    2/ Selon la spécialité : According to the speciality:

     

    DOMAINE PAIE / GAP : PAYROLL/ADM STAFF MANAGEMENT AREA

    • Accompagner l’édition, le contrôle et la gestion des différents reports mensuels 

    Support the editing, the control and the management of the various monthly reports

    • Effectuer des contrôles de masse sur les éléments saisis en PAIE (contrôles de cohérence…) pour le périmètre France dans le cadre des évolutions et de contrôles de non régression,

    Ensure mass controls on the elements registered in the payroll system (consistency checks, etc.) for the France scope as part of changes and non-regression checks,

    • Accompagner les responsables de paie dans les problématiques et questions des sites (IRP…),

    Support SSC Payroll delivery managers in site issues and questions (Employees representative bodies, etc.),

    • Etre en charge de l’écriture des procédures et de leur diffusion à l’équipe paie, In charge of writing procedures and distributing them to the payroll team
    • Délivrer en tant que formateur les nouvelles procédures de saisie ou de contrôle de l’outil, Deliver as a trainer the new tool entry or control procedures,
    • Diffuser la procédure standard en lien avec l’équipe reporting pour préparation en amont de l’extraction et du contrôle dans le cadre des différentes campagnes (Shares4U, Epargne salariale, actions gratuites, NAO…)

    Distribute the standard procedure in relation  with the reporting team for the upstream preparation of the output and control as part of the various campaigns (Shares4U, Employee savings plan, free shares, Salary evolutions, etc.)

    • Être impliqué(e) dans les négociations sociales en lien avec le responsable des relations sociales de VALEO, menées au niveau France ou local (de l’amont à l’aval) pour vérifier la faisabilité technique des accords collectifs et leur application auprès du prestataire et relayer les impacts auprès du réseau Paie,

    Be involved in social /labour negotiations in relation  with VALEO's Employee Relations Director, carried out at French or local level (from upstream to downstream) in order  to verify the technical feasibility of collective agreements with the provider and relaying the impacts to the Payroll network,

    • Procéder aux simulations et autres études / analyses à faire à la demande de la DRH France,

    Perform  simulations and other studies / analysis to be done at  per  request of the HR France Direction

    • Valider les demandes des différentes entités (BG, PG, Sociétés…) auprès du prestataire de paie,

    Validate the requests of the various entities (BG, PG, Companies, etc.) with the payroll service provider,

    • Être référent(e) pour la gestion des contrats de retraite, prévoyance et mutuelle (contact national des prestataires, implication dans les négociation des contrats et commissions paritaires, déploiement de nouvelles règles …)

    Main contact  for the management of pension system, social welfare system and mutual insurance contracts (national contact for service providers, involvement in the negotiation of contracts and joint committees, deployment of new rules, etc.)

    • Etre en support niveau 3 de par son expertise fonctionnelle (niveau 1 : l’équipe RH locale / niveau 2 : le gestionnaire de paie VES Paie)   Provide level 3 support through functional expertise (level 1: the local HR team / level 2: the VES Payroll Specialist)

     

    DOMAINE GTA : TIME & ATTENDANCE (T&A) AREA

    • Participer à l’évolution du réglementaire de Gestion des Temps et des Activités (cahier des charges, expression de besoin, recettage et validation de l’analyse fonctionnelle…),

    Participate in the evolution of time and activity management regulations (specifications, requirements, acceptance and validation of functional analysis, etc.),

    • Communiquer au réseau France les nouvelles évolutions applicables,

    Communicated new applicable developments to the France network,

    • Paramétrer les différentes fonctionnalités (horaires, cycles, workflows…),

    Set up the various functionalities (schedules, cycles, workflows, etc.)

    • Être le support aux établissements via les équipes RH locales en charge de la gestion des temps,

    Support every site  via local HR teams in charge of T & A  management,

    • Accompagner l’édition, le contrôle et la gestion des différents reports mensuels,

    Support the editing, control and management of the various monthly reports,

    • Effectuer des contrôles de masse sur les corrections effectuées en GTA (contrôle des absences en erreur,...)

    Ensure  mass checks on the corrections made in G the T & A system  (checks of absences with error values, ...)

    • Etre en charge de l’écriture des procédures de gestion des temps et de leur diffusion aux équipes,

    Is in charge of writing time management procedures and distributing them to teams,

    • Délivrer en tant que formateur les nouvelles procédures de saisie ou de contrôle à l’outil et s’assure de la bonne compréhension et application par les équipes, As a trainer, deliver the new data entry procedures or the  control procedures of the tool and ensure that the rules  are properly understood and applied by the teams
    • Mettre à disposition les outils de communication pour aider les établissements au déploiement auprès des managers,

    Provide communication tools to help sites with the deployment of the T & A procedures to managers,

    • Coordonner et animer le réseau des équipes RH locales en charge de la gestion des temps, 

    Coordinate and lead the local HR teams network in charge of T & A management

    • Etre en support niveau 2 de par son expertise fonctionnelle (niveau 1 équipe RH locale), 

    Provide level 2 support through functional expertise (level 1 local HR team),

    • Échanger avec les autres responsables de domaine sur les actions transverses,

    Communicate with other area managers on transversal actions

    • Piloter les actions de conception avec le prestataire,

    Monitor  the design actions with the service provider,

    • Rendre compte de l’avancement global de son domaine et des chantiers le composant

    Report on the overall progress of his/her  field and the concerning projects on goingDOMAINE TECHNIQUE : TECHNICAL AREA

    • Assurer le maintien des connaissances fonctionnelles et techniques nécessaires à la pérennité du SI.

    Ensure the maintenance of the functional and technical knowledge necessary for the sustainability of the IS.

    • Assurer la communication avec l’IS IT pour garantir un cadre de cohérence technique conforme aux standards informatiques VALEO lors de la mise en place des outils SIRH ou de leur évolution,

    Ensure the  communication with  IT to guarantee a technical consistency framework in accordance with VALEO IT standards during the implementation of HRIS tools or their development,

    • Suivre la cartographie des interactions logicielles et des interfaces avec le SI Valeo,

    Follow the mapping of software interactions and interfaces with the Valeo IS,

    • Etre garant de la conformité et du respect des best practices et évolutions de la cybersécurité Valeo (Business Continuity Plan, Fédération/Authentification, Provisionning….),

    Ensure the compliance and respect for best practices and developments of Valeo cybersecurity system (Business Continuity Plan, Federation / Authentication, Provisioning, etc.),

    • Etre garant de la conformité de la gestion des droits par rapport aux attendus de la sécurité interne et externe,

    Ensure the compliance of rights management  according to internal and external security expectations,

    • Assurer une veille technique sur les applications liées à la mobilité / l’interconnectivité des objets utilisant le SIRH,

    Ensure the technical watch on applications related to mobility / interconnectivity of objects using HRIS,

    • Participer ou coordonner les évolutions des outils du SI en collaboration avec le prestataire,

    Participate or coordinate the evolutions of IS tools in collaboration with the service provider,

    • Etre l’interlocuteur dédié des interfaces pour le réseau paie France (Suivi de la gestion du changement, qualification des fonctionnalités, participation à la rédactions des fonctionnalités attendues à et à leur évolution),

    Main contact   of interfaces for the France payroll network (monitoring of change management, qualification of functionalities, participation in the drafting of expected functionalities and their evolution),

    • Responsable de la mise en place de la gestion de résolution de problèmes liés aux interfaces (Suivi du niveau service des prestataires),

    Responsible for the implementation of problem solving management related to interfaces (Monitoring of service level providers),

    • Inventorier, analyser les besoins et remontées fonctionnelles des utilisateurs et escalader au management les demandes d’évolutions et proposition d’amélioration, 

    Inventory, analyze user needs and functional feedback from users and escalate requests for changes and improvement proposals to management,

    • Administrer la cohérence, la qualité des systèmes de gestion Administer the consistency and quality of management systems
    • Etre en veille permanente, questionner, renouveler et enrichir les applications /interfaces existantes,

    Keep a permanent watch, questioning, renewal and extend knowledge of  existing applications / interfaces,

    • Etre force de proposition et d'innovation pour l’optimisation des outils, d’intégration et d’exploitation de données

    Be a force of proposal and innovation for the optimization of tools,  the integration and the exploitation of all data

    • Référencer, inventorier et développer les reports SIRH avec l’aide des outils natifs ou le support SI dédié à la Business Intelligence

    List, inventory and develop HRIS reports with the help of native tools or IS support dedicated to Business Intelligence

    • Produire des études fiables permettant l’aide à la décision (Analyse décisionnelle),

    Produce reliable studies for decision support (decision analysis),

    • Développer des supports de formation à l'utilisation des outils et des standards,

    Develop training materials for the use of tools and standards,A propose de toi / what about you:

    Education / Training

    • Diplomé(e) de niveau bac +5

    • BAC+5 level graduate

     

    Professional Experience

    • Vous justifiez d’une expérience de 5 à 10 ans dans le domaine de la paie ou du SIRH, dans un environnement industriel multi-sites.

    • You have  5 to 10 years of experience in the field of payroll or HRIS  in a multi-site industrial environment

      Job:

      VES Payroll Specialist

      Organization:

      VES Payroll

      Schedule:

      Full time

      Employee Status:

      Regular

      Job Type:

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      Job Posting Date:

      2023-11-10

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