Job Description:
**THE ENGLISH POSTING FOLLOWS**
Airbus est un pionnier international de l'industrie aérospatiale. Nous sommes un leader dans la conception, la fabrication et la livraison de produits, services et solutions aérospatiaux à des clients à l'échelle mondiale. Nous visons un monde mieux connecté, plus sûr et plus prospère.
Constructeur d'avions commerciaux, avec des divisions Espace et Défense ainsi que des hélicoptères, Airbus est la plus grande entreprise aéronautique et spatiale en Europe et un leader mondial.
Chez Airbus Canada, nos collaborateurs travaillent ensemble à faire évoluer la mobilité partout dans le monde, une bonne idée après l'autre. Si vous avez une bonne idée, nous avons l'environnement pour qu'elle devienne un produit unique ou une expérience client exceptionnelle. Vos idées sont notre énergie.
Dans vos fonctions, vous serez appelé à :
Gérer des requêtes informatiques et leur suivi (Bombardier et Airbus) pour les personnels de bureaux et les syndiqués.
Supporter les opérationnels lors de pannes informatiques (dont la perte des mots de passe...).
Attribution et maintien des listes de tablettes pour les syndiqués.
Mettre à jour des indicateurs de performance du secteur.
Préparer des supports de communication pour le secteur (Performance review, Améliorations, VSM review, Quality Gate, COO, Surconsommation, Revue MPS...)
Surveiller les courriels pour assurer une réponse rapide aux demandes des intervenants internes ainsi que des clients externes ; proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant.
Assurer le suivi des actions assignées à son équipe directe
Organiser son agenda en apportant les changements nécessaires selon les priorités quotidiennes ;
Créer et maintenir un lien fort avec le réseau d'assistants de direction d'Airbus Canada, d'Airbus America et d'Airbus Europe pour des méthodes de travail efficaces
Gérer les appels téléphoniques, assurer le suivi si nécessaire;
Répondre aux demandes d'information, planifier les rencontres, préparer la documentation nécessaire et assurer le suivi des actions qui s'ensuivent;
Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s'assurer que tous les délais liés à la gouvernance des groupes sont respectés ;
Maintenir et gérer un suivi budgétaire efficace pour son équipe ;
Préparer le formulaire de relations publiques et la demande de bon de commande pour le département
Assurer le suivi des comptes fournisseurs pour les paiements dus
En Tant que Candidat Idéal
Vous détenez un minimum de 2 à 5 années d'expérience pertinente directement reliée au soutien administratif;
Vous avez de solides connaissances des outils bureautiques Microsoft (Ms Word, Excel, Power Point) et Outlook ;
Vous avez un esprit analytique
Vous avez d'excellentes compétences en communication en français et en anglais (écrit et parlé);
Vous faites preuve de capacité à planifier, organiser et établir des priorités, à prendre des initiatives, à faire preuve de bon jugement, à anticiper les besoins et les exigences ainsi qu'à travailler sous des contraintes de temps/pression ;
Veuillez télécharger votre curriculum vitae en français et en anglais.
L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.
Airbus Canada souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leurs candidatures.
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Airbus is an international pioneer in the aerospace industry. We are a leader in the design, manufacture and delivery of aerospace products, services and solutions to customers worldwide. We aim for a better connected, safer and more prosperous world.
Manufacturer of commercial aircraft, with Space and Defense divisions as well as Helicopters, Airbus is the largest aeronautics and Space Company in Europe and a world leader.
At Airbus Canada, our people work together to make mobility evolve around the world, one good idea after another. If you have a great idea, we have the environment for it to become a unique product or a great customer experience. Your ideas are our energy
In your role, you will be called upon to:
Manage IT requests and their follow-up (Bombardier and Airbus) for office staff and union members.
Support operational staff during IT breakdowns (including loss of passwords, etc.).
Allocation and maintenance of tablet lists for union members.
Update sector performance indicators.
Prepare communication materials for the sector (Performance review, Improvements, VSM review, Quality Gate, COO, Overconsumption, MPS review...)
Monitor emails to ensure a timely response to requests from internal stakeholders as well as external customers; propose answers and/or respond independently if necessary.
Ensure follow-up of actions assigned to your direct team
Organize your schedule by making the necessary changes according to daily priorities;
Create and maintain a strong link with the network of executive assistants at Airbus Canada, Airbus America and Airbus Europe for effective working methods
Manage phone calls, follow up if necessary;
Respond to requests for information, plan meetings, prepare the necessary documentation and monitor subsequent actions;
Maintain your team's governance schedule and ensure that all deadlines related to group governance are met;
Maintain and manage effective budget monitoring for your team;
Prepare public relations form and purchase order request for department
Follow up on supplier accounts for payments due
As an Ideal Candidate
You have a minimum of 2 to 5 years of relevant experience directly related to administrative support;
You have solid knowledge of Microsoft office tools (Ms Word, Excel, Power Point) and Outlook;
You have an analytical mind
You have excellent communication skills in French and English (written and spoken);
You demonstrate the ability to plan, organize and prioritize, take initiative, exercise good judgment, anticipate needs and requirements and work under time/pressure constraints;
Please upload your resume in French and English.
The use of the masculine gender has been adopted for ease of reading and has no discriminatory intent.
Airbus Canada subscribes to the principle of employment equity and encourages women, aboriginals, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.
This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.
Company:
Airbus Canada Limited Partnership
Contract Type:
Permanent
Experience Level:
Professional
Job Family:
Support to Management
By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.
Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.
Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to emsom@airbus.com.
At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.